HERRAMIENTAS DE

                 SECRETARIADO

Si se siembra la semilla con fe, y se cuida con perseverancia, sólo será cuestión de tiempo para recoger sus frutos.

PROCEDIMIENTOS DE OFICINA

Son el conjunto de acciones, operaciones y habilidades que debe conocer el oficinista para organizar y desarrollar eficientemente su trabajo de la oficina.

Las técnicas de oficina se aplican en todos y cada uno de los cargos de oficina es decir, en las diferentes ocupaciones necesarias según el objeto de la empresa, en el correcto funcionamiento de una oficina cualquiera que sea la naturaleza de sus actividades.  Ejemplo atender a los clientes, llevar la agenda entre otras.

IMPORTANCIA:

l    Las técnicas de oficina permiten una organización y sistematización de toda la información de la        empresa.

 Facilitan el desempeño laboral de las empresas y oficinistas 

 Agilizan el curso de las transacciones de la empresa dejando una imagen de eficiencia y organización ante sus clientes.

EXPRESIÓN ORAL Y CORPORAL

La expresión oral es el conjunto de técnicas que determinan las pautas generales que deben seguirse para comunicarse oralmente con efectividad, es decir, es la forma de expresar sin barreras lo que se piensa.

La expresión oral sirve como instrumento para comunicar sobre procesos u objetos externos a él. Se debe tener en cuenta que la expresión oral en determinadas circunstancias es más amplia que el habla, ya que requiere de elementos para lingüísticos para completar su significado final.

Ejemplo, Cuando te hablen por teléfono, debes responder con agilidad, argumentar con convicción, ser asertivo, conducir una conversación comprometida, La escucha activa como clave para determinar los intereses de tu interlocutor, empatía, atención, actitud, agradecimiento y reconocimiento.

Entre los aspectos que deben observarse con mucha atención, están los siguientes: Voz, Postura, Mirada, Dicción, Fluidez , Volumen, Ritmo, Claridad, Coherencia, Emotividad,  Vocabulario, buena presentación personal, siempre bien arreglada pero no exageradamente entre otras cosas.

La expresión corporal puede definirse como la disciplina cuyo objeto es la conducta motriz con finalidad expresiva, comunicativa y estética en la que el cuerpo, el movimiento y el sentimiento como instrumentos básicos.

La expresión corporal se refiere al movimiento, con el propósito de favorecer los procesos de aprendizaje, estructurar el esquema corporal, construir una apropiada imagen de sí mismo, mejorar la comunicación y desarrollar la creatividad.

Su objeto de estudio es la corporalidad comunicativa en una relación: estar en movimiento en un tiempo, un espacio y con una energía determinada. Las estrategias para su aprendizaje se basan en el juego, la imitación, la experimentación y la imaginación. Estos procesos son los que se ponen en juego para el desarrollo de la creatividad expresiva, aplicada a cualquiera de los lenguajes.

 ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS.

Conjunto de documentos que se forman en la oficina como fruto de su gestión, y que permanecen en ella mientras dura su trámite o la necesidad de uso es constante.

El Archivo de Gestión es aquel en el que permanecen los documentos desde el momento en que se generan hasta que su trámite ha finalizado y su consulta administrativa ha descendido. Por lo tanto, custodia los documentos mientras estén en trámite o su uso sea muy frecuente. En los Archivos de Gestión los documentos mantienen su valor primario (testimonio de la gestión administrativa). Con carácter general, no podrán custodiar documentos que superen los 5 años de antigüedad, desde que el trámite haya finalizado.

Dentro de las funciones básicas están, Organizar y conservar la documentación que van produciendo y recibiendo (expedientes). Elaboración de instrumentos de control e información (ficheros, bases de datos). Servicio de consulta administrativa. Preparación de las transferencias al Archivo Central.

TISP PARA ORGANIZAR UN ARCHIVO

En las empresas pequeñas, lo primero es ordenar y saber dónde hay que dejar la documentación que llega a la empresa, Así pues, es necesario habilitar un lugar dónde depositar todos los documentos que llegan. Si la empresa no es muy grande, una sencilla caja de cartón es suficiente, la idea es que no se pierda ninguno y que estén todos juntos y localizables para ser contabilizados, tramitados o archivados. Por ejemplo, Si alguien quiere llevarse algún documento, es aconsejable entregar una fotocopia. Si la persona necesita el original, se coloca dentro de la caja la fotocopia junto con una hoja dónde conste qué trabajador, fecha y motivo por el cual se ha llevado el original, dicha hoja debe estar,
Así pues, para organizar un archivo, lo primero que se necesita es tener espacio y disponer de tantos archivadores como se requieran, hace falta un archivador para cada cosa: uno para proveedores, otro para clientes, otro para faces recibidos, etc.  Por ejemplo, si se tienen diez cuentas en cinco bancos, es necesario tener un archivador para cada cuenta. En este caso, se tendrán entonces diez archivadores sólo para los bancos. Únicamente, si se tienen muy pocos movimientos en algún banco, se podrá compartir el archivador con otro banco, pero siempre teniendo las cuentas perfectamente separadas.

Una excelente sugerencia, es que en el lomo de cada archivador debe tener escrito de qué se trata: facturas de proveedores, facturas de clientes, impuestos, nóminas, seguros sociales, etc. Al final de cada año, se retiran los documentos de estos archivadores temporales, que se quedan vacíos para iniciar el nuevo año, y se pasan a unos archivadores definitivos donde se guardarán por separado y perfectamente rotuladas.

SISTEMAS DE CLASIFICACIÓN DE ARCHIVO.

Sistema Alfabético: Se ordena según una letra que normalmente suele ser la inicial de la palabra principal que identifique el documento. Cuando tenemos que la inicial es la misma, se ordena por la segunda letra, y así sucesivamente. Este sistema no necesita de registro auxiliar para su localización.

Sistema Numérico: Consiste en disponer los documentos siguiendo la serie de los guarismos del 1 en adelante. No es muy aconsejable porque se pierde información para su recuperación. Por ejemplo, el expediente Nº 23.500, no nos indica el año de su tramitación.

Sistema alfa- numérico: En este se combina el sistema numérico y el alfabético. Se numeran las letras del alfabeto desde la inicial hasta la final y los materiales archivados, según el número de cada letra, puede tener una relación correlativamente secundaria de acuerdo a la fecha de entrada. Es un sistema fácil de establecer y permite un buen control de la colocación correcta de los documentos. Ejemplo el expediente 42-A, quiere decir expediente de Adquisición Nº 42.

Sistema cronológico: Ordenar los documentos por años y dentro de estos por un número correlativo, ejemplo: Expediente 67/92.