DOCUMENTOS DE OFICINA

La redacción a través de la historia ha sido la presentación visual de un texto al escribirlo ya que es la forma más asertiva de trasmitir información por medio de cartas, actas, memorandos, circulares, certificados, sobres e informes  de una manera clara, precisa y concisa.

CARTAS COMERCIALES

Una carta es un medio de comunicación escrito por un remitente y enviado a un destinatario. Si antes necesitábamos un papel y un bolígrafo para escribir una carta, hoy una computadora y procesador de textos es suficiente.

La carta nos sirve para comunicar nuestras ideas y pensamientos, contar historias, dar noticias, expresar sentimientos, dar información etc.

IMPORTANCIA

El interés y el cuidado que se apliquen en la redacción y presentación de la carta comercial son de trascendental importancia, ya que puede servir para proyectar una imagen atractiva de la empresa o, por lo contrario producir una impresión desfavorable cuyas consecuencias siempre son negativas para la organización.

ACTAS

Un acta es un documento cuyo propósito es dejar constancia escrita de lo tratado en una reunión y de los acuerdos alcanzados. La redacción del acta corre a cargo de una persona que actúa como secretario de la reunión y la firma su presidente.

MEMORANDO

•       es un escrito breve por el que se intercambia información entre diferentes departamentos de una organización para comunicar alguna indicación, recomendación, instrucción o disposición.

•       En algunos países, también es utilizado para incluir una sanción o falta de un empleado y figurar en su currículo, lo que puede reducir sus posibilidades de conseguir otro trabajo y afectar su vida laboral.

•       El memorando también es una forma de comunicación breve, como lo es la carta y la correspondencia.

CERTIFICADO

•       El certificado es un tipo de texto administrativo empleado para constatar un determinado hecho. En el proceso de solicitud de un puesto de trabajo, en especial cuando se trata de una institución oficial, los certificados son fundamentales para demostrar la formación y la experiencia. Es un tipo de texto que se produce normalmente a instancias de quien lo recibe, y por una persona con autoridad suficiente dentro de la institución para establecer que se ha cumplido con lo afirmado en el documento. Si llega haber alguna irregularidad o falsedad en lo declarado, puede ser sancionado por la ley.

CONSTANCIA

La constancia es un documento de carácter probatorio, que no requiere solemnidad,  en el que se hace constar algún hecho, en ocasiones de modo auténtico o fehaciente, puede ser personal.

CIRCULARES

Comunicaciones escritas de interés común, con el mismo contenido o texto, dirigida a un grupo específico de personas tanto interna como externamente.

La circular es un escrito que por igual se emplea en la tramitación de asuntos oficiales, mercantiles o industriales.

El estilo en la redacción de la circular ha de adecuarse al modelo de la carta, sobresaliendo en su redacción la claridad y la sencillez ya que se trata de escritos destinados a personas de muy diverso nivel.

INFORMES

Un informe es un trabajo escrito, cuyos resultados o cuyo producto es esperado por personas distintas a quien lo realiza, o bien el mismo es encargado por terceros (por ejemplo, un profesor, jefe, ejecutivo, etc.). En cualquier caso siempre es necesario preparar todo el material que permita escribir un informe. Lo esencial es darse cuenta de algo que sucedió, con una explicación que permita comprenderlo.

La expedición de los informes está a cargo de los funcionarios o empleados autorizados, mediante acto administrativo o en el cumplimiento de sus funciones.

Los informes se elaboran en papel con logosímbolo, de acuerdo con las normas internas de la organización.

Para llevar a cabo la elaboración de cartas, actas, memorandos, certificados, circulares,  e informes   se deben tener en cuenta los espacios interlineales y los diferentes estilos de elaboración, y se deben manejar unos márgenes al respecto para redactar de una forma más adecuada.